Door de coronacrisis is thuiswerken veel gangbaarder geworden. Werkgevers willen graag een vergoeding geven aan werknemers voor de extra kosten die worden gemaakt door thuis te werken. Je kunt hierbij denken aan extra kosten voor water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee, toiletpapier, afschrijving van bureaus en bureaustoelen. Veel werkgevers geven hiervoor een thuiswerkvergoeding gebaseerd op het door het Nibud berekende bedrag van € 2 per dag. Het kabinet neemt dit bedrag over en stelt vanaf 1 januari 2022 € 2 per thuisgewerkte dag of dagdeel gericht vrij. Voor de kosten verbonden aan het inrichten van een werkplek thuis, met inbegrip van bureaustoel en bijvoorbeeld een computer en mobiele telefoon, bestaan al zogenoemde gerichte vrijstellingen.

Je kunt als werkgever voor een werkdag óf een reiskostenvergoeding geven óf een thuiswerkkostenvergoeding, maar niet beide. Je hebt in deze situatie de keuze welke vergoeding je wil toepassen. De vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding kan weliswaar ook worden toegepast als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt. Als een werknemer een deel van de dag thuiswerkt en het andere deel op de vaste werkplek werkt, kan maar een van de vrijstellingen worden toegepast. Wanneer de werknemer tijdens een thuiswerkdag naar een zakelijke afspraak gaat die niet op de werkplek is, kan voor deze reis wel een reiskostenvergoeding worden gegeven zonder dat dit gevolgen heeft voor de thuiswerkkostenvergoeding. De zakelijke kilometers kunnen in dat geval op declaratiebasis worden vergoed naast de (vaste) thuiswerkvergoeding.

Let op! Heeft je werknemer een auto van de zaak, een ov-kaart of een fiets van de zaak? Dan kan de thuiswerkkostenvergoeding alleen worden toegepast als op die dag geen gebruik wordt gemaakt van de auto, het ov of de fiets om naar de vaste werkplek te reizen.

Het kabinet verwacht dat je als werkgever afspraken maakt met je werknemer over het aantal dagen dat wordt thuisgewerkt. Op grond hiervan kun je een vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer en een vaste thuiswerkkostenvergoeding geven. Een incidentele wijziging in het patroon leidt dan niet tot aanpassing in de vaste vergoedingen. Uiteraard moet je wel een aanpassing maken in de vaste vergoedingen bij meer structurele wijzigingen. Bij gebruik van deze regeling moet (vormvrij) schriftelijk worden vastgelegd voor welke dagen of hoeveel dagen de desbetreffende vergoeding wordt gegeven.

Praktische uitvoering

Voor de reiskostenvergoeding kun je op dit moment een vaste reiskostenvergoeding per maand geven wanneer je werknemer minstens 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist. De vergoeding wordt gebaseerd op 214 werkdagen per jaar. Voor de thuiswerkkostenvergoeding wordt uitgegaan van eenzelfde methodiek. Voor beide vergoedingen (reiskosten en thuiswerken) geldt dat je als werkgever samen met je werknemer met schriftelijke afspraken aannemelijk kunt maken dat bijvoorbeeld één dag wordt thuisgewerkt en vier dagen op de werkplek. Wanneer niet alle dagen wordt gewerkt, moet de maximale vergoeding naar rato berekend worden.

Voorbeeld
Je werknemer werkt 5 dagen, waarvan 3 dagen op een vaste werkplek en 2 dagen thuis. De reisafstand woonwerkverkeer bedraagt 40 kilometer per dag heen en weer.

• Reiskostenvergoeding: 3 dagen/5 dagen x 214 dagen = 129 dagen x 40 kilometer x € 0,19 = € 980,40 per jaar en € 81,70 per maand.
• Thuiswerkkostenvergoeding: 2 dagen/5 dagen x 214 dagen = 86 dagen x € 2 = € 172 per jaar en € 14,33 per maand.

Op grond van de voorgestelde regeling mag een totale vaste vergoeding van € 95,40 per maand worden gegeven.

Voor meer rekenvoorbeelden kun je de door de overheid uitgebrachte factsheet raadplegen.